COME ORGANIZZARE LA RIUNIONE PERFETTA? TI SVELO IL 3° TRUCCO
COME ORGANIZZARE LA RIUNIONE PERFETTA? TI SVELO IL 3° TRUCCO
Ciao a tutti! Questi articoli sulle riunioni stanno davvero appassionando tutti quanti!
Infatti questa settimana ho ricevuto diverse mail, messaggi whatsapp ed ho chiacchierato con amici e colleghi in merito.
Sapete perchè? Perchè tutti quanti noi abbiamo a che fare con le odiate ma necessarie riunioni!
E’ chiaro che qualunque suggerimento va calato nella propria specifica realtà.
In questo 3° articolo, vi svelo appunto il 3° trucco che puo’ aiutarci a gestire in modo impeccabile le nostre riunioni!
Vi è mai capitato di finire una riunione e di trovarvi in una situazione di confusione o di incertezza? Non si sa bene cosa si è deciso, chi dovrà fare cosa, e soprattutto quali siano le scadenze.
Mi pare già di sentire qualcuno che mi dice: “guarda che al termine delle nostre riunioni tutto è perfettamente pianificato, organizzato e deciso. Sappiamo perfettamente cosa dobbiamo fare, chi lo deve fare, ed entro quali scadenze…”
In questo caso non posso che alzare le mani ed applaudire…il problema è che si tratta di mosche bianche credetemi.
In 20 anni di lavoro, prima come consulente e poi come uomo aziendale, ho partecipato a diverse centinaia di riunioni.
Alcuni limiti sono presenti nelle piccole come nelle grandi aziende, tra i creativi cosi come tra gli analisti di bilancio.
Come amo sempre dire, una volta analizzato il problema, non serve continuare a focalizzarsi sullo stesso.
Anzi, è una grossa perdita di tempo!
Cosa possiamo dunque fare per rendere efficace al massimo una riunione?
1° SUGGERIMENTO:
Scriviamo in modo chiaro e sintetico cosa si è stabilito durante quella riunione (LEGGI QUESTO MIO ARTICOLO SULL’IMPORTANZA DI SCRIVERE GLI OBIETTIVI!)
E’ un suggerimento vecchio quanto il mondo, ma spesso i presenti ad una riunione hanno una percezione della stessa diversa l’uno dall’altro!
Dunque, un responsabile della riunione che schematizzi il piano d’azione è necessario.
2° SUGGERIMENTO:
Ribadiamo a voce alta, a tutti i presenti, gli accordi raggiunti ed il piano d’azione che abbiamo definito.
Cio’ comunica assertività e convinzione ai presenti (A TAL PROPOSITO, LEGGI QS MIO ARTICOLO SU PHIL KNIGHT, IL LEGGENDARIO FONDATORE DELLA NIKE!)
3° SUGGERIMENTO:
Chiediamo di chiarire i dubbi al momento!
Per timore, timidezza o fretta di chiudere la riunione, magari tutti annuiscono alle decisioni prese ed al piano d’azione.
Il problema è che poi aumentano i mugugni e ci sono alcuni progetti che languiscono…
Cosa possiamo fare? Dobbiamo essere bravi noi, con l’Ascolto Attivo ad esempio, a far venire fuori paure, dubbi ed incertezze.
In tal modo, potremmo anche rivedere alcuni compiti e deleghe; ma almeno siamo ancora in tempo!
4° SUGGERIMENTO:
Dopo la riunione, è perfetto il giorno dopo, scriviamo una mail a tutti i protagonisti della riunione stessa, dove ribadiamo il piano d’azione condiviso (A TAL PROPOSITO, LEGGI QS MIO ARTICOLO SU COME SCRIVERE MAIL EFFICACI)
Lo faccio sempre ed è fondamentale, perchè crea un FOCUS fortissimo sulle mansioni dei singoli e sugli obiettivi del gruppo.
Questa mail ha davvero una funzione strategica e non deve mai essere evitata!
5° SUGGERIMENTO:
Controllo e verifica!
Spesso siamo bravi a dare indicazioni, ma meno bravi a farle rispettare….nel senso che la verifica è fondamentale. (A TAL PROPOSITO, LEGGI QS ALTRO MIO ARTICOLO SU COME SCRIVERE MAIL EFFICACI!)
Io seguo un metodo molto semplice:
- Archivio in un file il Piano d’Azione delle Riunioni.
- Ogni qualvolta un compito è stato portato a termine, coloro di rosso quello step.
- Ogniqualvolta verifico nel file della Riunione che un compito è in scadenza, o addirittura è scaduto, ma non è stato ancora portato a termine, invio subito una mail di SOLLECITO a chi è coinvolto in quella mansione.
Ora non ci resta che salutarci e darci appuntamento al prossimo articolo…scappo che ho una RIUNIONE!!!
