COME ORGANIZZARE LA RIUNIONE PERFETTA? TI SVELO IL 3° TRUCCO

COME ORGANIZZARE LA RIUNIONE PERFETTA? TI SVELO IL 3° TRUCCO

 

Ciao a tutti! Questi articoli sulle riunioni stanno davvero appassionando tutti quanti!

 

Infatti questa settimana ho ricevuto diverse mail, messaggi whatsapp ed ho chiacchierato con amici e colleghi in merito.

 

Sapete perchè? Perchè tutti quanti noi abbiamo a che fare con  le odiate ma necessarie riunioni!

 

E’ chiaro che qualunque suggerimento va calato nella propria specifica realtà.

 

In questo 3° articolo, vi svelo appunto il 3° trucco che puo’ aiutarci a gestire in modo impeccabile le nostre riunioni!

 

Vi è mai capitato di finire una riunione e di trovarvi in una situazione di confusione o di incertezza? Non si sa bene cosa si è deciso, chi dovrà fare cosa, e soprattutto quali siano le scadenze.

 

Mi pare già di sentire qualcuno che mi dice: “guarda che al termine delle nostre riunioni tutto è perfettamente pianificato, organizzato e deciso. Sappiamo perfettamente cosa dobbiamo fare, chi lo deve fare, ed entro quali scadenze…”

 

In questo caso non posso che alzare le mani ed applaudire…il problema è che si tratta di mosche bianche credetemi.

 

In 20 anni di lavoro, prima come consulente e poi come uomo aziendale, ho partecipato a diverse centinaia di riunioni.

 

Alcuni limiti sono presenti nelle piccole come nelle grandi aziende, tra i creativi cosi come tra gli analisti di bilancio.

 

Come amo sempre dire, una volta analizzato il problema, non serve continuare a focalizzarsi sullo stesso.

 

Anzi, è una grossa perdita di tempo!

 

Cosa possiamo dunque fare per rendere efficace al massimo una riunione?

 

1° SUGGERIMENTO:

 

Scriviamo in modo chiaro e sintetico cosa si è stabilito durante quella riunione (LEGGI QUESTO MIO ARTICOLO SULL’IMPORTANZA DI SCRIVERE GLI OBIETTIVI!)

 

E’ un suggerimento vecchio quanto il mondo, ma spesso i presenti ad una riunione hanno una percezione della stessa diversa l’uno dall’altro!

 

Dunque, un responsabile della riunione che schematizzi il piano d’azione è necessario.

 

2° SUGGERIMENTO:

 

Ribadiamo a voce alta, a tutti i presenti, gli accordi raggiunti ed il piano d’azione che abbiamo definito.

 

Cio’ comunica assertività e convinzione ai presenti (A TAL PROPOSITO, LEGGI QS MIO ARTICOLO SU PHIL KNIGHT, IL LEGGENDARIO FONDATORE DELLA NIKE!)

 

3° SUGGERIMENTO:

 

Chiediamo di chiarire i dubbi al momento!

 

Per timore, timidezza o fretta di chiudere la riunione, magari tutti annuiscono alle decisioni prese ed al piano d’azione.

 

Il problema è che poi aumentano i mugugni e ci sono alcuni progetti che languiscono…

 

Cosa possiamo fare? Dobbiamo essere bravi noi, con l’Ascolto Attivo ad esempio, a far venire fuori paure, dubbi ed incertezze.

 

In tal modo, potremmo anche rivedere alcuni compiti e deleghe; ma almeno siamo ancora in tempo!

 

4° SUGGERIMENTO:

 

Dopo la riunione, è perfetto il giorno dopo, scriviamo una mail a tutti i protagonisti della riunione stessa, dove ribadiamo il piano d’azione condiviso (A TAL PROPOSITO, LEGGI QS MIO ARTICOLO SU COME SCRIVERE MAIL EFFICACI)

 

Lo faccio sempre ed è fondamentale, perchè crea un FOCUS fortissimo sulle mansioni dei singoli e sugli obiettivi del gruppo.

 

Questa mail ha davvero una funzione strategica e non deve mai essere evitata!

 

5° SUGGERIMENTO:

 

Controllo e verifica!

 

Spesso siamo bravi a dare indicazioni, ma meno bravi a farle rispettare….nel senso che la verifica è fondamentale. (A TAL PROPOSITO, LEGGI QS ALTRO MIO ARTICOLO SU COME SCRIVERE MAIL EFFICACI!)

 

Io seguo un metodo molto semplice:

 

  1. Archivio in un file il Piano d’Azione delle Riunioni.
  2. Ogni qualvolta un compito è stato portato a termine, coloro di rosso quello step.
  3. Ogniqualvolta verifico nel file della Riunione che un compito è in scadenza, o addirittura è scaduto, ma non è stato ancora portato a termine, invio subito una mail di SOLLECITO a chi è coinvolto in quella mansione.

 

Ora non ci resta che salutarci e darci appuntamento al prossimo articolo…scappo che ho una RIUNIONE!!!