ORGANIZZARE LA RIUNIONE PERFETTA? TI SVELO IL 2° TRUCCO !!!

LA RIUNIONE PERFETTA? TI SVELO IL 2° TRUCCO !!!

 

Ciao a tutti! Nel primo articolo su come organizzare la riunione perfetta, abbiamo parlato di una curiosa formula matematica che ci aiuterebbe a capire quale sia il numero giusto di persone.

Per la serie…meno siamo e meglio stiamo!

 

Ora, in questo secondo articolo, cerchiamo di definire come dovrebbe essere la struttura ideale per una riunione.

 

Che significa tutto cio?

 

Significa che spesso, all’interno di una riunione, si rischia di andare “fuori traccia” non solo per i classici motivi: gente logorroica, personalità aggressive, genta che sta li ma che dovrebbe essere altrove…(eh si, capita anche questo!).

 

Un altro motivo per cui le riunioni rischiano di essere dispersive, o senza un buon esito finale, è questo: IL FOCUS DELLA RIUNIONE! (guarda questo breve video di 2 minuti su quanto sia importante il FOCUS!)

 

Cosa intendo per FOCUS DELLA RIUNIONE?

 

Ci sono piu’ FOCUS, che possiamo sintetizzare in questo modo:

 

  1. FOCUS PROPOSTA:

tipico delle riunioni in cui bisogna fare nuove proposte, effettuare quindi un vero e proprio Brainstorming, per il lancio di un nuovo prodotto, un nuovo progetto, servizio, etc.

 

Va da sè che in queste riunioni si delinei una sorta di “caos organizzato”, dove il flusso della comunicazione è appunto caotico.

 

Tutti parlano, a volte in contemporanea, buttando giu’ quante piu’ idee possibile.

 

Sono le riunioni tipiche di un’agenzia pubblicitaria, uno studio grafico, etc.

 

  1. FOCUS INFORMAZIONE:

tipico delle riunioni in cui ad esempio la direzione deve aggiornare i commerciali sull’andamento trimestrale delle vendite.

 

In questo tipo di riunioni, ad esempio, si discute di numeri, cifre, scadenze e spesso i relatori sono pochi, a volte uno solo.

 

E’ chiaro che, nel momento in cui un venditore viene interrogato sulla sua attività di vendita, si stabilisce una comunicazione a 2 o a 3.

 

  1. FOCUS DECISIONE:

                tipico delle riunioni in cui bisogna prendere decisioni in merito ad alcuni aspetti strategici.

 

    In questo tipo di riunioni, si puo’ assistere a questa situazione:

 

1° ipotesi: la Direzione propone delle soluzioni e lo staff le commenta, le approva o le boccia.

2° ipotesi: Lo staff propone delle soluzioni che la Direzione commenta, approva o boccia.

 

Fin qui mi direte: Dario, ma in tutte le riunioni sono presenti sempre tutti e 3 i FOCUS di cui hai parlato!

 

Io invece voglio lanciarvi una provocazione: il grande David Allen, forse oggi il massimo esperto mondiale di produttività aziendale, dice che la cosa ideale sarebbe dedicare UN SOLO FOCUS A RIUNIONE!

 

Sapete perchè?

 

  1. MASSIMA CONCENTRAZIONE:

siccome in ciascuno dei 3 FOCUS di cui sopra, c’è bisogno di una specifica abilità, è meglio non mescolare i FOCUS, altrimenti vi è una dispersione di risorse mentali.

 

  1. A CIASCUNO IL SUO…EMISFERO…

          mentre quando facciamo brainstorming viene attivato l’emisfero destro del Cervello, quelle appunto della creatività, se dobbiamo snocciolare dati e cifre, è molto piu’ attivo l’emisfero razionale, quello sinistro.

 

  1. MIGLIORE GESTIONE DEL TEMPO:

          E’ stato scientificamente provato che, una riunione fiume di 3 ore, ad esempio, puo’ essere comodamente divisa in 2 riunioni di 1 ora ciascuna, se dedichiamo ogni riunione a SOLO UNO DEI FOCUS presentati! Anche perchè si riduce il numero delle persone presenti.

Magari invito solo i grafici, o solo i  commerciali, ma non i grafici ed i commerciali insieme…

 

Sapete cosa significa? Un risparmio di 1 ora! 2 ore contro 3 ore!!!!

 

Già questo, da solo, è un buon motivo per provarci non credete????

 

Al prossimo articolo!!!