Vuoi organizzare la riunione perfetta? Ti svelo 3 trucchi fondamentali! (1° TRUCCO)

Ciao a utti!

Oggi è lunedi e sicuramente molti di voi cominceranno con quelle noiose riunioni di inizio settimana…magari troppo lunghe, con tanti argomenti sul tavolo e poche decisioni prese alla fine…

E’ davvero frustrante veder scivolare via il nostro tempo in questo modo, soprattutto perchè ad attenderci sulla scrivania ci sono tante scartoffie, sinonimo di cose da sbrigare, preventivi da inviare a persone da chiamare…

Il pensiero che spesso ci passa per la testa è piu’ o meno lo stesso per molti di noi: ma non si puo’ fare a meno di queste interminabili riunioni? E’ una cosa che molte volte ho pensato anche io.

C’è pero’ una questione essenziale: non si puo’ fare a meno delle riunioni!

Le riunioni sono un momento di confronto fondamentale e potrei stare qui a scrivere decine di articoli sull’utilità delle stesse…ma non è cio’ di cui avete bisogno in questo momento e soprattutto non è l’obiettivo principale di questo mio articolo e di quelli successivi che scrivero’ sull’importanza delle riunioni.

Il primo trucco che vi svelo è legato ad una formula matematica che il geniale Jeff Sutherland, inventore del metodo SCRUM, spiega nel suo libro “Fare il doppio in metà tempo”.

La formula è questa: N x (N-1)/2. N sono le persone che partecipano ad una riunione. Seguite bene questa!

Piu’ aumentano le persone ad una riunione, piu’ aumentano i flussi comunicativi. Sembra troppo complicato?

Ve lo spiego con un esempio: mettete al posto della variabile N, un numero, che appunto corrisponde al numero di persone che parteciperanno ad una riunione.

Immaginiamo che le persone siano 3, dunque N=3. Sapete cosa succede? Succede che 3 x (3 – 1)/2 = 3.

Se le persone passano a 4, aumentando solo di una unità, vediamo il risultato: 4 x (4 – 1)/2 = 6!

Sapete cosa significa? Che l’aumento di una sola persona alla riunione, cioè il fatto che siamo passati da 3 a 4 persone, ha aumentato i flussi di comunicazione (cioè A parla con B, C parla con A, B parla con D, etc.) da 3 a 6!!!!

Sono raddoppiati! Ipotizziamo addirittura che alla riunione partecipino 5 persone.

In questo caso: 5 x (5 – 1)/2 = 10! Capite cosa significa??? Una sola persona in piu’, in una riunione, aumenta di molto il rischio di fare una gran confusione…

Questa semplice ma intuitiva formula matematica, ci svela dunque una prima fondamentale regola per gestire le riunioni in modo ultra efficace, evitando di perdere tempo, evitando che ci sia confusione con voci che si sovrappongono, etc.

Riduciamo all’osso il numero di persone che devono partecipare ad una riunione.

Qualcuno mi dirà: facile a dirsi, ma se su un progetto sono interessate tante persone come si fa?

Credetemi, per esperienza partecipo a tante riunioni e non poche volte mi è capitato di assistere alle seguenti scene:

a. persone che sono li per 2 ore quando potrebbero essere in riunione giusto per 15 minuti

b. persone che in quella fase del progetto non sono ancora pienamente coinvolte

c. persone che tendono ad intervenire anche in aree del progetto che non sono di loro diretta pertinenza.

Potrei continuare con tante anomalie che nascono proprio dal problema di troppi flussi comunicativi nella stessa riunione!

Dunque, il primo compito che vi do è proprio questo: quando state per convocare una riunione, fatevi questa semplice domanda: “La persona che sto convocando, è proprio necessaria in questa fase del progetto’?

Farete in questo modo un gran favore a voi, a chi partecipa alla riunione ed all’efficacia della riunione stessa!

Seguite il prossimo articolo dove vi svelero’ il 2° TRUCCO!!!